Von der Verwaltung zur Selbstverwaltung

Von der Verwaltung zur Selbstverwaltung

Viele Stockwerkeigentümergemeinschaften zahlen jährlich mehrere Tausend Franken für eine externe Verwaltung — ohne genau zu wissen, was dafür geleistet wird. Dabei erlaubt das Schweizer Recht die vollständige Selbstverwaltung, und mit der richtigen Software ist sie für jede Gemeinschaft machbar.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess — von der Entscheidung zur Selbstverwaltung bis zum laufenden Betrieb mit Eignis.

Kapitel 1 — Die Entscheidung zur Selbstverwaltung

Was bedeutet Selbstverwaltung?

Bei der Selbstverwaltung übernimmt ein Mitglied der Gemeinschaft — meist der Administrator — die Aufgaben, die sonst ein externer Treuhänder erledigt. Das umfasst die Finanzverwaltung, die Organisation der Jahresversammlung, die Koordination von Unterhaltsarbeiten und die Kommunikation mit den Eigentümern.

Was sagt das Gesetz?

Gemäss Art. 712s ZGB ist jede Stockwerkeigentümergemeinschaft verpflichtet, eine Verwaltung zu bestellen — wer diese Rolle übernimmt, schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Eigentümer aus der Gemeinschaft kann diese Aufgabe genauso übernehmen wie ein externer Verwalter.

Wann macht Selbstverwaltung Sinn?

Selbstverwaltung ist besonders geeignet, wenn:

• die Gemeinschaft aus 2–15 Einheiten besteht,
• mindestens ein Eigentümer bereit ist, die Verwaltungsaufgaben zu übernehmen,
• die Eigentümer gut miteinander kommunizieren,
• die Liegenschaft keine aussergewöhnlich komplexen technischen Anlagen hat.

Kapitel 2 — Kündigung der externen Verwaltung

Beschluss der Versammlung

Bevor die externe Verwaltung gekündigt werden kann, braucht es einen Mehrheitsbeschluss der Stockwerkeigentümerversammlung. Dieser Beschluss kann an einer ordentlichen oder an einer ausserordentlichen Versammlung gefasst werden.

Das Kündigungsschreiben

Das Kündigungsschreiben der STWEG muss folgende Elemente enthalten:

• Name und Adresse der STWEG
• Name und Adresse des Verwalters
• Referenz des Verwaltungsvertrags
• Kündigungsdatum
• Unterschrift des bevollmächtigten Administrators

Das Schreiben sollte per Einschreiben zugestellt werden, damit der Empfang nachgewiesen werden kann.

Was muss der alte Verwalter übergeben?

Bei der Übergabe muss der alte Verwalter folgende Unterlagen und Mittel aushändigen:

• Alle Kontoauszüge und Buchungsbelege
• Jahresabrechnungen der vergangenen Jahre
• Versicherungspolicen
• Wartungsverträge und laufende Verträge
• Hausordnung und Reglement
• Liste aller Eigentümer mit Kontaktdaten
• Schlüssel und Zugangscodes
• EF-Kontostand und Bankkontodaten

Kapitel 3 — Eignis einrichten

Gehen Sie auf eignis.ch und klicken Sie auf «Kostenlos starten». Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, ein sicheres Passwort und die Anzahl Wohneinheiten Ihrer Gemeinschaft an. Die 14-tägige Testphase beginnt sofort — keine Kreditkarte nötig.

Nach der Registrierung führt Sie der Onboarding-Assistent Schritt für Schritt durch die Grundeinrichtung. Gehen Sie jeden Schritt der Reihe nach durch — alle Schritte sind nummeriert:

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   Willkommen bei Eignis

   Kurze Einführung in den Assistenten. Alle Schritte sind optional und können übersprungen oder später ergänzt werden.

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   Wo ist Ihre Gemeinschaft?

   Adresse der Liegenschaft erfassen: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort. Daraus wird der Name der Gemeinschaft abgeleitet.

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   Mitglieder einladen

   Eigentümer mit Name, E-Mail-Adresse, Wertquote EF, Wertquote BK und Garagenplatz erfassen und per E-Mail einladen.

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   Wie hoch ist der Gebäudeversicherungswert?

   Versicherungssumme aus der Gebäudeversicherungspolice eintragen. Eignis empfiehlt darauf basierend die jährliche Einlage in den Erneuerungsfonds (0,3 %).

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   Erneuerungsfonds einrichten

   Jährliche Einlage, Startkapital (Eröffnungssaldo) und Startdatum des Fonds festlegen.

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   Jahresbudget für Betriebskosten

   Budget pro Kategorie (Strom, Hauswartung, Versicherungen, Heizung usw.) festlegen — mit vordefinierten Verteilschlüsseln.

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   Bankverbindungen hinterlegen

   IBAN und Kontoinhaber für das Erneuerungsfonds- und das Betriebskosten-Konto erfassen sowie den Fälligkeitstag der Akonto-Beiträge bestimmen.

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   Alles bereit!

   Übersicht aller erfassten Angaben zur Kontrolle. Mit einem Klick wird das Onboarding abgeschlossen und das Dashboard geöffnet.

Unter «Mitglieder» erfassen Sie alle Eigentümer mit:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Wohneinheit
• Wertquote EF % (Erneuerungsfonds)
• Wertquote BK % (Betriebskosten)
• Garagenplatz (ja/nein)

Nach dem Erfassen können Sie jeden Eigentümer per E-Mail einladen. Er erhält einen persönlichen Link zur Registrierung und hat danach Zugang zur Gemeinschaftsplattform.

Unter «Betriebskosten» erfassen Sie alle laufenden Ausgaben der Gemeinschaft nach dem Schweizer KMU-Kontenplan:

• 3020 Strom Allgemein
• 3030 Hauswartung / Reinigung
• 3050 Versicherungen
• 3100 Garagenunterhalt
• 3200 Heizkosten
• 3300 Wasser / Abwasser

Für jede Kategorie können Sie den Verteilschlüssel festlegen: nach Wertquote, gleiche Teile oder nur Garagenbesitzer.

Unter «Erneuerungsfonds» erfassen Sie:

• Eröffnungssaldo (aus der Übergabe vom alten Verwalter)
• Jährliche Einlage pro Eigentümer

Als Faustregel empfehlen Fachleute jährlich 0,3 bis 0,5 % des Gebäudeversicherungswerts einzulegen — je nach Alter und Zustand der Liegenschaft.

Legen Sie unter «Einstellungen» das Jahresbudget für die Betriebskosten fest. Eignis berechnet daraus automatisch die monatlichen oder vierteljährlichen Akonto-Beiträge pro Eigentümer.

Kapitel 4 — Laufender Betrieb

Jahresversammlung

Die ordentliche Jahresversammlung muss mindestens einmal jährlich stattfinden. Unter «Versammlung» in Eignis können Sie:

• Einladungen mit Traktandenliste an alle Eigentümer senden
• Abstimmungen digital durchführen
• Beschlüsse und Ergebnisse protokollieren

Jahresabrechnung

Am Ende des Jahres erstellen Sie unter «Rapporte» den Jahresabschluss. Eignis berechnet automatisch:

• Gesamtausgaben nach Kategorie
• Anteil pro Eigentümer nach Wertquote
• Überschuss oder Nachzahlung pro Eigentümer
• EF-Schlusssaldo und Anteil pro Eigentümer

Steuerausweise

Jeder Eigentümer benötigt jährlich einen Steuerausweis für die Steuererklärung. Unter «Rapporte» können Sie für jeden Eigentümer einen individuellen Steuerausweis als PDF generieren und herunterladen. Der Ausweis enthält:

• Anteil am Erneuerungsfonds (Vermögenswert)
• Abzugsfähige Unterhaltskosten nach Kategorie

Kapitel 4b — Beiträge erfassen

Die laufenden Akonto-Zahlungen der Eigentümer werden in Eignis im Modul «Betriebskosten» bzw. «Erneuerungsfonds» unter dem Reiter «Beiträge» verwaltet. Für jeden Eigentümer gibt es ein Jahresraster mit zwölf Monatsfeldern, in dem der Administrator den Zahlungseingang abhakt.

Wo finde ich die Beiträge?

In der Seitennavigation unter «Betriebskosten» bzw. «Erneuerungsfonds» finden Sie jeweils den Reiter «Beiträge». Der Reiter ist exklusiv für Administratoren sichtbar.

Unterschied EF- und BK-Beiträge

• EF-Beiträge fliessen in den Erneuerungsfonds und werden für künftige Sanierungen angespart. Berechnung nach Wertquote EF.
• BK-Beiträge decken die laufenden Betriebskosten (Strom, Hauswartung, Versicherung usw.). Berechnung nach Wertquote BK und Verteilschlüssel pro Kategorie.

Beitrag erfassen — Schritt für Schritt

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   Modul und Reiter öffnen

   «Betriebskosten» oder «Erneuerungsfonds» öffnen und auf den Reiter «Beiträge» wechseln.

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   Jahr auswählen

   Über die Jahresauswahl das gewünschte Geschäftsjahr wählen. Eignis zeigt dann das 12-Monats-Raster aller Eigentümer.

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   Monat anklicken

   Auf das Monatsfeld des entsprechenden Eigentümers klicken. Es öffnet sich ein Dialog mit dem voreingestellten Akonto-Betrag — bei Bedarf manuell anpassen.

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   Als bezahlt markieren

   Den Betrag bestätigen und mit «Speichern» den Eingang markieren. Das Feld wird grün eingefärbt.

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   Akonto-Rechnung versenden

   Im Reiter «Akonto» kann der Administrator pro Eigentümer eine Akonto-Rechnung als PDF generieren und per E-Mail versenden — mit IBAN, Betrag und Zahlungsfrist.

Wenn ein Eigentümer nicht zahlt

Nicht abgehakte Monate bleiben rot bzw. grau im Raster. In der Übersicht und im Jahresabschluss werden offene Beträge automatisch als «Noch ausstehend» ausgewiesen — pro Eigentümer und in der Summe. So sieht der Administrator auf einen Blick, wer im Rückstand ist, und kann gezielt mahnen.

Kapitel 4c — Jahresversammlung und Abstimmungen

Eignis bildet den vollständigen Workflow der ordentlichen Jahresversammlung digital ab — von der Einladung über die Live-Abstimmungen bis zum protokollierten Beschluss als PDF.

Schritt für Schritt

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   Versammlung erstellen

   Im Modul «Versammlung» auf «Neue Versammlung» klicken und Titel, Datum, Uhrzeit und Ort erfassen.

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   Traktandenliste erstellen

   Traktanden in der gewünschten Reihenfolge hinzufügen — pro Traktandum mit Titel und optionaler Beschreibung.

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   Einladung versenden

   Mit «Einladung versenden» wird die Einladung inkl. Traktandenliste per E-Mail an alle Eigentümer verschickt.

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   Abstimmung erstellen und starten

   Pro Traktandum kann eine Abstimmung («Ja / Nein / Enthaltung») angelegt werden. Während der Versammlung wird sie vom Administrator gestartet.

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   Eigentümer stimmen ab

   Alle anwesenden Eigentümer sehen die Abstimmung in Echtzeit auf ihrem Gerät und geben ihre Stimme ab. Vertretungen können zugewiesen werden.

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   Ergebnisse protokollieren

   Nach Abschluss der Abstimmung wird das Ergebnis (Stimmen nach Wertquote und Köpfen) automatisch festgehalten und beim Traktandum dokumentiert.

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   Protokoll als PDF exportieren

   Nach der Versammlung erstellt Eignis ein vollständiges Protokoll-PDF mit Anwesenheitsliste, Traktanden, Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen — bereit zum Versand und zur Archivierung.

Kapitel 5 — Häufige Fragen

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