STWEG Jahresversammlung vorbereiten: Die komplette Checkliste

Die Jahresversammlung ist das wichtigste Organ Ihrer STWEG. Mit dieser Checkliste vergessen Sie keine Frist, keinen Traktanden und kein Protokoll.

Was ist die Jahresversammlung?

Die Stockwerkeigentümerversammlung ist das einzige gesetzlich vorgeschriebene Organ der STWEG. Sie ist das oberste Entscheidungsgremium und beschliesst alle wichtigen Verwaltungs- und Unterhaltsangelegenheiten - von der Genehmigung der Jahresrechnung bis zur Wahl des Verwalters.

Jeder Stockwerkeigentümer ist automatisch Mitglied der Versammlung. Entscheidungen werden je nach Geschäftsart mit einfacher, absoluter oder qualifizierter Mehrheit gefasst - sowohl nach Köpfen als auch nach Wertquoten.

Hinweis: Die genauen Mehrheitserfordernisse richten sich nach ZGB Art. 647-647e sowie nach dem Reglement Ihrer Gemeinschaft. Bei rechtlichen Fragen empfehlen wir die Beratung durch den HEV Schweiz oder einen Fachanwalt.

Wann muss sie stattfinden?

Das Gesetz schreibt vor, dass die ordentliche Jahresversammlung mindestens einmal pro Jahr stattfinden muss - in der Praxis meist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres, also bis Ende Juni. Der Verwalter ist für die Einberufung zuständig. Fehlt ein Verwalter, kann jedes Mitglied die Versammlung einberufen.

Eine ausserordentliche Versammlung kann jederzeit einberufen werden, wenn mindestens ein Fünftel der Stockwerkeigentümer dies verlangt.

Einladung und Fristen

Das Gesetz schreibt keine genaue Einladungsfrist vor - das Reglement Ihrer Gemeinschaft regelt dies. In der Praxis hat sich eine Frist von mindestens 20 Tagen bewährt. Die Einladung muss schriftlich erfolgen und folgende Unterlagen enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• Traktandenliste
• Jahresrechnung und Kostenverteiler
• Budget für das kommende Jahr
• Allfällige Kostenvoranschläge oder Anträge

Wichtig: Über nicht traktandierte Themen kann zwar diskutiert, aber nicht gültig beschlossen werden - ausser alle Eigentümer sind anwesend (Universalversammlung).

Die Traktandenliste

Eine vollständige Traktandenliste schützt vor anfechtbaren Beschlüssen. Typische Traktanden der ordentlichen Jahresversammlung:

• Begrüssung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung
• Jahresrechnung - Erneuerungsfonds und Betriebskosten
• Entlastung des Verwalters
• Budget für das kommende Jahr
• Festsetzung der Akontozahlungen
• Wahl des Verwalters (falls nötig)
• Allfällige Anträge
• Verschiedenes

Eigentümer haben das Recht, eigene Anträge zur Traktandenliste zu stellen - sofern diese rechtzeitig vor der Einberufung beim Verwalter eingereicht werden und von mindestens einem Fünftel der Eigentümer unterstützt werden.

Beschlussfähigkeit und Abstimmungen

Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die Hälfte der Stockwerkeigentümer, die zugleich zur Hälfte anteilsberechtigt sind (gemessen an den Wertquoten), anwesend oder vertreten sind (ZGB Art. 712p).

Jeder Eigentümer hat eine Stimme - auch wenn er mehrere Einheiten besitzt. Gehört eine Einheit mehreren Personen, haben diese gemeinsam nur eine Stimme. Eigentümer können sich schriftlich vertreten lassen.

Hinweis: Das Reglement kann abweichende Regelungen zur Stimmkraft vorsehen. Massgebend ist stets das konkrete Reglement Ihrer Gemeinschaft.

Protokoll und Nachgang

Das Protokoll muss alle gefassten Beschlüsse festhalten. Es wird den Eigentümern nach der Versammlung zugestellt. Einsprachen gegen Beschlüsse müssen innerhalb von 30 Tagen nach Kenntnisnahme des Protokolls bei Gericht eingereicht werden - danach entfaltet das Protokoll volle Rechtsgültigkeit.

Checkliste Nachgang:

• Protokoll innerhalb von 2 Wochen versenden
• Beschlüsse umsetzen und dokumentieren
• Akontozahlungen anpassen
• Budget kommunizieren

Checkliste auf einen Blick

8 Wochen vor der Versammlung

• Termin festlegen
• Traktanden sammeln und Anträge einfordern
• Jahresrechnung und Budget vorbereiten

3-4 Wochen vor der Versammlung

• Einladung mit Traktandenliste und Unterlagen versenden
• Beschlussfähigkeit prüfen (Stellvertretungen organisieren)

An der Versammlung

• Anwesenheitsliste und Beschlussfähigkeit feststellen
• Protokoll führen
• Abstimmungsergebnisse dokumentieren

Nach der Versammlung

• Protokoll innerhalb von 2 Wochen versenden
• Beschlüsse umsetzen
• Termine und Fristen für nächstes Jahr notieren